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■ 　オフィスサポート『カウネット』　お客様に聞く　-　特別養護老人ホーム愛生苑様（千葉県）

千葉県にある特別養護老人ホーム愛生苑様は、オフィスサポートの「カウネット」をご利用いただいて10年目。「時間はコスト。職員には本来の業務にしっかりと集中してもらい、質の高い介護サービスを提供するためにもオフィス通販は有効です」と語る、総務経理課濱田昌彦氏にくわしいお話をお聞きしました。

■　特別養護老人ホーム愛生苑について

―　特別養護老人ホーム愛生苑（以下、愛生苑）について教えてください。

愛生苑は、社会福祉法人愛生会が運営する特別養護老人ホームです。要介護認定を受けた、介護が必要な方にご入所いただいております。ほかに、ケアハウス、ショートステイ、在宅介護支援センター、デイサービスセンターなどを併設しています。
愛生会は、この地域では最も古く昭和32年から老人福祉事業を行っています。地域の方々への貢献を第一に、今後も事業を展開していきたいと考えています。
現在の利用者は事業全体で約300名、従業員数は法人全体で約100名です。

愛生苑では、施設全体でもう10年間、オフィスサポートのカウネットを利用しつづけています。カウネットは、愛生苑にとってなくてはならない存在です。
愛生苑グループの施設と活動の様子

■　愛生苑のカウネットの使い方　「現場にカタログを配布し、月に一度物品注文書を回収」

―　カウネットをどのようにご利用いただいていますか。

愛生苑では、カウネットのカタログを施設内の各現場に配布して、まずは社内の物品注文書に必要なものを記入してもらうようにしています。その物品注文書を総務経理課が回収し、月に一度まとめてＦＡＸで注文するようにしています。

【１】新しいカタログができると、追加で何冊か取り寄せます。
総務経理課に１冊、現場に２冊、そのほか各部署の担当者に各１冊づつ配ります。

【２】各現場の担当者が必要なものをリストアップし、物品注文書に記入します。

【３】物品注文書を回収し、総務経理課のカタログ番号と照らし合わせてチェックします。

【４】まとめて注文書に記入し、ファックスで注文します。

このほかに、カタログを見ていない清掃職員から「モップの糸がだめになったんだけど」と伝言があり、それに応じて臨時注文をする場合もあります。
愛生苑では、もう何年も前からずっとこのやり方でカウネットを利用しています。
慣れた職員は、カタログ番号を記憶しているので、カタログを見ずに番号だけをさらっと記入しているほどです。

■　「時間はコスト。職員には本来の業務に集中してもらい、質の高い介護サービスを提供したい」

「USBメモリをまとめ買いするようになりました」

「時間はコスト。職員に買いに行かせる手間よりも、
カウネットを利用すれば効率よく仕事ができます」

―　いつもどのようなものをご注文いただいていますか。

現場によって必要なものは偏ってきますが、文房具、事務用品のほか、蛍光灯、除菌スプレー、モップなどの清掃用具、利用者がリハビリに使う折り紙、お茶など、毎月たくさん注文しています。
最近よく注文するようになったのは、USBメモリです。
以前はフロッピーでやっていた文書のやりとりが、USBメモリに切り替わり、たくさん必要になりました。

―　パソコン用品は家電量販店で購入したほうが安い場合もありますが、買い出しには行かないのですか。

たしかにUSBメモリなどは、安いお店を探せばいくらでも出てくるかもしれません。しかし、職員が買いに出るとなると、どうしても業務終了後や休憩などの自由時間を犠牲にすることになり、負担をかけてしまいます。
愛生苑では「時間はコスト」と考えています。時間の価値を高く見て、職員には本来の業務にしっかりと集中してもらい、質の高い介護サービスを提供したいのです。
手間もなく簡単に注文できて、すぐに配達される。会計処理もまとめてできますから、カウネットを利用するほうが、ずっと効率的です。
それに、価格も量販店とくらべて決して高くはありません。
カウネットは返品時のサービスがよいことも大変満足しています。

■　「カウネットは、こちらの都合による返品でも、返品送料が無料。助かりました」

―　これまでにご注文いただいた商品を返品されたことはありますか。

はい。プリンターのインクを注文したときに、こちらのミスで型番を間違えてしまい、返品をお願いしたことがあります。
カウネットは、こちらの都合による返品でも、返品送料が無料です。
返品期間も、購入から365日受け付けてもらえます。
これが本当に助かります。プリンターのインクは、うっかり型番を間違えて買ってしまっても、実際に使用するまで1ヵ月近く気づかないことなどありますからね。
もちろん気をつけて注文するようにはいたしますが、安心感があってうれしいですね。

他社のオフィス通販も併用することもありましたが、いまは、なにかなくて困ると、まずはカウネットのカタログを見ることが習慣になっています。
カウネットは、愛生苑の職場で「当たり前」の存在です。このカタログがなかったら、逆に違和感を感じる職員がほとんどだと思いますよ。

■　カウネットの上手な使い方

―　10年以上カウネットをご利用いただいている愛生苑様から、「カウネットの上手な使い方」などアドバイスがあればお聞かせください。

「物品注文書を使って、月に一度、注文をまとめる。
効率よくて、現場も経理もとても便利ですよ」

組織全体からたくさんの注文があっても、物品注文書を使って、決まった日に現場でまとめてもらうことを習慣づけると、時間のロスがありません。
すべての部署の注文内容をチェックするには限界がありますが、回数を重ねるうちに各部署ごとの注文パターンが把握できるようになります。現場も、経理も処理が楽になって効率がアップします。

大きなものや、まとめて買うものは特にカウネットで買うとよいかもしれませんね。
職員が持ち運んで帰ってくるのは大変ですから、事務所まで配達してくれるのは本当に助かります。
まとめ買いをするなら、カウネットの「業務パック」が割引率も高くてお得です。

■　今後の期待

―　オフィスサポートの「カウネット」へメッセージなどがありましたらお聞かせください。

こちらからの要望はなにもありません。カタログを見るたびにお値段が安くなっていますし、本当に助かります。
これからも、どんどん新しい商品を取り揃えて、ご紹介いただければ幸いです。
カウネットは、オフィスのプロです。どうぞ今後とも末永くよろしくお願いいたします。

これからもすばらしい介護施設として、末永く業界を牽引していってください。
陰ながらサポートさせていただきます！

特別養護老人ホーム愛生苑様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

※ 取材日時 2010年2月
※ 愛生会のホームページ
※ 取材制作：カスタマワイズ

　オフィスサポート株式会社　カウネット事業部　　 E-mail：

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